Korzyści kosztowe outsourcingu
Outsourcing, czyli przekazanie określonych zadań firmom zewnętrznym, może przynieść znaczne korzyści kosztowe. Przede wszystkim pozwala uniknąć dużych, jednorazowych nakładów inwestycyjnych związanych z zakupem sprzętu, oprogramowania czy wynajmem powierzchni biurowej. Zamiast tego ponoszone są mniejsze, rozłożone w czasie opłaty za usługi zewnętrznego dostawcy.
Outsourcing daje również oszczędności w kosztach osobowych. Nie ma potrzeby zatrudniania dodatkowych pracowników, szkolenia ich i utrzymywania całej infrastruktury kadrowo-płacowej. Pozwala to zaoszczędzić na wynagrodzeniach, podatkach, ubezpieczeniach społecznych i innych kosztach pracy.
Korzystanie z usług wyspecjalizowanych firm outsourcingowych umożliwia dostęp do nowoczesnych technologii, bez konieczności ponoszenia nakładów na ich zakup i wdrażanie. Pozwala to na obniżenie kosztów utrzymania i serwisowania sprzętu, oprogramowania oraz systemów informatycznych.
Outsourcing zapewnia również większą elastyczność kosztową. W okresach mniejszego zapotrzebowania na dany rodzaj usług można zmniejszyć skalę outsourcingu, a przy wzroście zapotrzebowania szybko ją zwiększyć. Pozwala to lepiej dopasować koszty do faktycznych potrzeb firmy.
Poprawa jakości i innowacyjności dzięki outsourcingowi
Dostęp do wysokiej klasy specjalistów
Korzystanie z usług wyspecjalizowanych firm outsourcingowych pozwala uzyskać dostęp do wysokiej klasy specjalistów, ekspertów w swoich dziedzinach. Firmy te inwestują w szkolenia, rozwój kompetencji i nowe technologie, dzięki czemu mogą zapewnić usługi na najwyższym poziomie.
Skupienie się na kluczowych kompetencjach firmy
Outsourcing procesów ubocznych pozwala firmie skupić uwagę i zasoby na kluczowych obszarach działalności, w których posiada przewagę konkurencyjną. Dzięki temu może usprawnić te procesy, zwiększyć ich efektywność i poprawić jakość oferowanych produktów lub usług.
Szybszy rozwój produktów i usług
Przekazanie zadań firmom zewnętrznym pozwala skrócić czas wdrażania nowych produktów lub usług. Specjaliści outsourcingowi dysponują know-how i zasobami, które umożliwiają szybką realizację projektów i wprowadzanie innowacji. Dzięki temu firma zyskuje przewagę konkurencyjną.
Ryzyka związane z outsourcingiem
Utrata kontroli i wpływu na jakość
Powierzenie realizacji zadań firmom zewnętrznym może wiązać się z utratą bezpośredniej kontroli nad niektórymi procesami. Prowadzi to do ryzyka obniżenia jakości i nie spełnienia wymagań dotyczących produktów lub usług. Dlatego niezbędna jest bieżąca kontrola i ścisła współpraca z dostawcą.
Wyciek poufnych informacji
Przekazywanie dostawcy istotnych informacji na temat działalności firmy lub danych klientów może prowadzić do ryzyka ich nieuprawnionego ujawnienia. Aby temu zapobiec, konieczne jest podpisanie umowy o poufności i ochronie danych.
Uzależnienie od zewnętrznego dostawcy
Rezygnacja z realizacji kluczowych procesów we własnym zakresie prowadzi do uzależnienia firmy od zewnętrznego dostawcy. Może to utrudniać szybkie reagowanie na zmiany rynkowe i stanowić zagrożenie w przypadku problemów po stronie dostawcy.
Bezpieczne zarządzanie outsourcingiem
Staranny dobór i ocena dostawców
Aby zminimalizować ryzyka, należy bardzo starannie wybrać dostawcę outsourcingowego, sprawdzić jego reputację i doświadczenie w realizacji podobnych usług. Istotna jest również bieżąca ocena jego pracy i możliwość rozwiązania umowy w przypadku nie wywiązywania się z zobowiązań.
Szczegółowe umowy i KPI
Umowa outsourcingowa powinna precyzyjnie określać zakres i warunki współpracy, kwestie poufności, możliwości audytu oraz kary za niewywiązanie się z umowy. Pomocne jest również ustalenie kluczowych wskaźników efektywności, w oparciu o które prowadzony jest monitoring.
Ciągła kontrola i komunikacja
Należy prowadzić bieżącą kontrolę poziomu i jakości świadczonych usług, analizować raporty dostawcy i utrzymywać stałą, otwartą komunikację, aby szybko reagować na pojawiające się problemy.
Outsourcing - dla kogo i kiedy się opłaca
Start-upy i małe firmy
Outsourcing jest szczególnie korzystny dla start-upów i małych firm, które dzięki niemu mogą szybciej się rozwijać, nie ponosząc dużych inwestycji we własną infrastrukturę czy zasoby. Pozwala skupić się na podstawowej działalności.
Duże korporacje
Również duże firmy mogą zyskać na outsourcingu funkcji pomocniczych, obniżając koszty i podnosząc elastyczność działania. Jednocześnie budują przewagę konkurencyjną w kluczowych obszarach.
Branże szczególnie predysponowane
Outsourcing jest szczególnie korzystny w branżach wymagających elastyczności i szybkiego dostępu do nowych technologii, jak IT, B+R, usługi księgowe, HR czy call center. Pozwala optymalizować koszty i podnosić innowacyjność.
Przyszłość outsourcingu
Offshoring i nearshoring
Rozwój outsourcingu będzie związany z offshoringiem, czyli przenoszeniem procesów do tańszych lokalizacji zagranicznych oraz nearshoringiem, czyli lokowaniem ich w pobliskich krajach o podobnej kulturze biznesowej.
Nowe technologie i automatyzacja
Postępująca cyfryzacja i automatyzacja procesów pozwoli firmom outsourcingowym zaoferować bardziej zaawansowane usługi w atrakcyjniejszych cenach. Sprzyjać temu będzie rozwój sztucznej inteligencji i robotyzacji.
Wzrost znaczenia outsourcingu IT
Dynamiczny postęp technologiczny będzie zwiększał zapotrzebowanie firm na nowoczesne rozwiązania IT. Spowoduje to wzrost znaczenia outsourcingu usług informatycznych, hostingowych, chmurowych i rozwiązań opartych o sztuczną inteligencję.
Podsumowanie
Outsourcing wybranych procesów i funkcji przynosi firmom wiele korzyści, jak obniżenie kosztów, dostęp do nowoczesnych technologii i specjalistów, większą elastyczność działania i możliwość skupienia się na kluczowej działalności. Jednak niesie też pewne ryzyka, które należy odpowiednio zminimalizować. outsourcing będzie odgrywał coraz większą rolę w strategiach firm, szczególnie w połączeniu z offshoringiem, nearshoringiem i postępującą cyfryzacją procesów biznesowych.
Najczęściej zadawane pytania
Jakie procesy najlepiej outsourcować?
Do typowych procesów outsourcowanych należą księgowość, kadry i płace, IT, obsługa klienta, ale także logistyka, marketing, badania i rozwój. W zasadzie każdy proces niezwiązany bezpośrednio z główną działalnością firmy nadaje się do outsourcingu.
Jak wybrać dobrego dostawcę outsourcingowego?
Przy wyborze dostawcy należy zwrócić uwagę na jego doświadczenie w danej dziedzinie, reputację na rynku, zasoby technologiczne i kadrowe, elastyczność działania oraz stosowane standardy jakości. Istotne są referencje innych klientów.
Jakie są największe zagrożenia outsourcingu?
Do kluczowych ryzyk outsourcingu należą utrata kontroli nad jakością i poufnością danych, uzależnienie od dostawcy, a także konieczność poniesienia dodatkowych kosztów w przypadku zerwania współpracy lub zmiany dostawcy.
Czy warto outsourcować za granicę?
Offshoring może przynieść dodatkowe korzyści kosztowe, ale wiąże się też z wyzwaniami np. w zakresie kontroli jakości i koordynacji działań. Dlatego lepiej na początku przenosić mniej kluczowe procesy.
Jakie umowy zawierać z dostawcą outsourcingowym?
Umowa powinna precyzyjnie określać zakres usług, zasady współpracy, KPI, kwestie poufności i bezpieczeństwa danych, możliwości audytu oraz kary umowne na wypadek niewypełnienia zobowiązań.
Tagi
Udostępnij
